Как упростить работу небольшой компании

 Анна Башкирова для ОК-информ Анна Башкирова для ОК-информ
Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 19
 
Невозможно заниматься совершенствованием процесса, пока он не стандартизирован. Я уже писала о необходимости стандартизации базовых документов компании – коммерческих предложений, договоров, аналитических отчётов  и внедрении системы управления проектами для успешной работы в условиях многозадачности. Логичный следующий шаг при стремлении к расширению и буйному росту – стандартизация бизнес-процессов. Как можно упростить работу сотрудников? 

Во-первых, необходима общая папка для всех сотрудников, в которой по проектным папкам распределяются все важные документы. 

Каждую папку обзываем именем проекта и делим на две «части». В административной части будем хранить все договоры, акты, счета и допсоглашения, в проектной части – отчёты, креативные записки, планы и идеи – всё самое полезное за историю работы с клиентом. 
 
Доступ к папке на удалённом сервере должен иметь каждый сотрудник и при необходимости добавлять и просматривать документы по проекту. Подобная система не только облегчит процесс поиска нужных документов, но и позволит вашим новым сотрудникам быстро врубаться в происходящее, не приставая к занятым соратникам.
 
Да, и во имя защиты важных файлов от криворуких коллег стоит ввести обязательный запрет на удаление файлов с сервера.

Во-вторых, нужно создать и продемонстрировать коллегам грамотную организационную структуру компании. 

Для успешного функционирования каждый сотрудник должен знать не только собственные обязанности, но и способности и обязанности коллег. А также понимать уровень ответственности коллег за происходящее в коллективе. И ещё знать – к кому бежать с воплем «всё сломалось», если что-то сломалось. 

Наконец, в-третьих, стоит выделить и отладить внутренние бизнес-процессы при выполнении стандартных операций. 

В нашем случае, например, когда клиент делает заказ, процесс выглядит следующим образом: 
 
 
Когда каждый сотрудник отлично знает, что, когда и в каком порядке нужно делать, все процессы проходят быстро и безболезненно :)
 
В упрощённом виде желательно записать основные действия сотрудников в «стандартных» ситуациях и дать ознакомиться (читай: и заставить заучить) всем причастным.
 
Только не стоит доводить ситуацию до маразматической, протоколируя походы сотрудников на обед и порядок «подачи служебной записки при необходимости покинуть рабочее место с целью деловой встречи с потенциальным клиентом». 
 
В конце концов, стандартизация должна помогать в работе, а не загромождать ваш стол макулатурными «служебками» и «регламентами».  
 

Предыдущие публикации

Дневник начинающего бизнесмена: шаг  №18

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 17 

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 16 

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 15

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 14  

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 13  

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 12  

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 11

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 10

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 9  

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 8 

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 7  

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 6  

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 5  

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 4 

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 3 

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 2 

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 1

Материалы по теме
Комментарии
Опрос
Рассчитываете ли Вы на достойную пенсию от государства?
Реклама