14.09.2012 | Общество

Как упростить работу небольшой компании

Анна Башкирова для ОК-информ

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 19

Невозможно заниматься совершенствованием процесса, пока он не стандартизирован. Я уже писала о необходимости стандартизации базовых документов компании – коммерческих предложений, договоров, аналитических отчётов и внедрении системы управления проектами для успешной работы в условиях многозадачности. Логичный следующий шаг при стремлении к расширению и буйному росту – стандартизация бизнес-процессов. Как можно упростить работу сотрудников?

Во-первых, необходима общая папка для всех сотрудников, в которой по проектным папкам распределяются все важные документы.

Каждую папку обзываем именем проекта и делим на две «части». В административной части будем хранить все договоры, акты, счета и допсоглашения, в проектной части – отчёты, креативные записки, планы и идеи – всё самое полезное за историю работы с клиентом.

Доступ к папке на удалённом сервере должен иметь каждый сотрудник и при необходимости добавлять и просматривать документы по проекту. Подобная система не только облегчит процесс поиска нужных документов, но и позволит вашим новым сотрудникам быстро врубаться в происходящее, не приставая к занятым соратникам.

Да, и во имя защиты важных файлов от криворуких коллег стоит ввести обязательный запрет на удаление файлов с сервера.

Во-вторых, нужно создать и продемонстрировать коллегам грамотную организационную структуру компании.

Для успешного функционирования каждый сотрудник должен знать не только собственные обязанности, но и способности и обязанности коллег. А также понимать уровень ответственности коллег за происходящее в коллективе. И ещё знать – к кому бежать с воплем «всё сломалось», если что-то сломалось.

Наконец, в-третьих, стоит выделить и отладить внутренние бизнес-процессы при выполнении стандартных операций.

В нашем случае, например, когда клиент делает заказ, процесс выглядит следующим образом:

Когда каждый сотрудник отлично знает, что, когда и в каком порядке нужно делать, все процессы проходят быстро и безболезненно :)

В упрощённом виде желательно записать основные действия сотрудников в «стандартных» ситуациях и дать ознакомиться (читай: и заставить заучить) всем причастным.

Только не стоит доводить ситуацию до маразматической, протоколируя походы сотрудников на обед и порядок «подачи служебной записки при необходимости покинуть рабочее место с целью деловой встречи с потенциальным клиентом».

В конце концов, стандартизация должна помогать в работе, а не загромождать ваш стол макулатурными «служебками» и «регламентами».

Предыдущие публикации

Дневник начинающего бизнесмена: шаг №18

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 17

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 16

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 15

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 14

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 13

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 12

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 11

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 10

Дневник начинающего бизнесмена: шаг № 9